Regresar al trabajo después de meses de cuarentena, es monumental y no debe apresurarse. Con un plan de reapertura reflexivo y estratégico para la oficina, puede ayudar a sus empleados a volver a trabajar de manera segura y a tranquilizarlos.

Cualquier cosa que se pueda hacer para reducir la propagación de gérmenes puede marcar una gran diferencia para sus empleados. Este artículo lo guiará a través del proceso de preparación de su oficina para reabrir mediante la planificación estratégica y las prácticas recomendadas por los CDC (Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades)​, para protegerse a sí mismo y a los demás durante la pandemia de coronavirus.

Organizar un equipo de planificación de reapertura de oficinas

La reapertura durante una pandemia es un territorio nuevo para todos. Las elecciones realizadas ahora pueden tener serias repercusiones, por lo que es importante consultar a expertos y tener en cuenta muchos puntos de vista.

El grupo de trabajo de reapertura de su oficina debe incluir a líderes de la compañía de departamentos clave como el legal, recursos humanos, TI, operaciones, salud y seguridad. Los representantes de los grupos constituyentes de los empleados también son excelentes para garantizar que se aborden las inquietudes de los empleados.

El objetivo principal debe ser evitar la propagación de gérmenes tanto como sea posible utilizando estas prácticas simples de la CDC:

• Lavarse las manos con frecuencia
• Evitar el contacto cercano
• Cubrir la boca y la nariz alrededor de los demás.
• Cubrir la tos y los estornudos
• Limpiar y desinfectar
• Controlar la salud

Cree el plan de reapertura de oficina adecuado para su situación

Cada oficina es diferente y la forma en que vuelva a abrir su oficina puede variar según su ubicación, el tamaño de su equipo, los requisitos locales, la naturaleza de su trabajo y otros factores exclusivos de su negocio. A medida que crea el plan de reapertura de su oficina, es importante considerar cómo y dónde trabajan los empleados.

Aquí hay una breve lista de preguntas que el equipo de reapertura de su oficina puede resolver considerando el entorno físico (donde) trabaja la gente:

• ¿Las estaciones de trabajo individuales están separadas adecuadamente? Si no es así, ¿cómo garantizará un espacio adecuado entre las personas?
• ¿Cuántas personas pueden reunirse de manera segura en espacios compartidos? Es posible que deba limitar los asientos e introducir reglas de capacidad máxima para garantizar que sea posible el distanciamiento social en salas de conferencias, salas de descanso, baños y otras áreas comunes.
• ¿Hay estaciones de trabajo o equipos compartidos por varias personas? Puede ser necesario crear un cronograma de rotación que acomode dichos equipos y estaciones de trabajo para que se limpien cada vez que una nueva persona los use.

Como equipo, considere estas preguntas sobre cómo trabajan las personas y cómo puede ser necesario cambiar eso cuando la oficina vuelva a abrir:

• ¿Cómo llega la gente al trabajo? Las personas que usan el transporte público u otros viajes comunitarios (por ejemplo, servicios de viaje compartido) a menudo tienen un mayor riesgo de exposición. Si su empresa ofrece camionetas para compartir el viaje, considere escalonar los horarios de recogida o aumentar los vehículos para reducir la cantidad de pasajeros.
• ¿Todos llegan al trabajo aproximadamente al mismo tiempo? Esto puede generar aglomeraciones en las entradas, ascensores, relojes, salas de descanso y otras áreas comunes, como cafeterías. Es recomendable escalonar los horarios.
• ¿Cuáles son sus procedimientos de limpieza actuales? Compárelos con los métodos de limpieza y desinfección de la CDC, que incluyen desinfectar adecuadamente para matar los gérmenes de la superficie.
• ¿Qué hará si alguien muestra síntomas o contrae COVID-19? ¿Revisará a todos los que ingresan a su edificio? ¿Tiene preparada una política de regreso al trabajo si un trabajador enfermo debe irse a casa? Esta guía de la CDC puede ayudarlo con muchas más preguntas difíciles sobre la reapertura.
• ¿Cómo comunicará los nuevos cambios? Puede considerar realizar una orientación en línea antes de volver a abrir la oficina. También debe usar señales visuales para comunicar nuevos protocolos de reapertura de oficinas y seguridad de coronavirus.

Ejecute su plan antes de que los empleados regresen

Será necesario realizar cambios físicos en el lugar de trabajo antes de que los empleados regresen. Esto puede incluir el uso de una tabla de asientos para planificar un diseño que cree más espacio entre las personas, eliminar / reconfigurar los asientos en áreas comunes y limpiar a fondo la oficina vacía.

Crear más espacio entre las personas. Reconfigure los escritorios y las estaciones de trabajo para que estén a 6 pies de distancia (en todas las direcciones) siempre que sea posible. Otra opción podría ser dejar escritorios vacíos entre las personas.

Si crear más espacio no es una opción, puede considerar agregar divisores acrílicos transparentes u otros tipos de barreras impermeables para ayudar a prevenir la propagación de gérmenes.

Reconfigurar zonas comunes. Realice una evaluación física de las salas de conferencias, baños y otros espacios compartidos como una cocina, sala de descanso o cafetería. Determine cuántas personas pueden estar en esos lugares mientras mantiene una distancia social segura en todas las direcciones.

Retire las mesas y sillas adicionales de las habitaciones si es posible. De lo contrario, asegúrese de colocar letreros en las puertas de entrada que definan la capacidad máxima y use señales visuales como calcomanías de piso y letreros de mesa para mostrar a las personas dónde pueden sentarse o pararse mientras mantienen una distancia adecuada.

Limpiar la oficina vacía. Antes de que alguien regrese al trabajo, limpie a fondo la oficina vacía utilizando los métodos de limpieza y desinfección. Preste mucha atención a las superficies de alto contacto, como manijas de puertas, interruptores de luz, botones de elevadores, fregaderos, microondas, etc.

Comunicar nuevos procedimientos a los empleados que regresan.

Cambiar la forma en que las personas trabajan se trata de una comunicación efectiva para que los empleados (y los visitantes) sepan exactamente lo que se espera de ellos. Comunicar claramente los nuevos procedimientos y protocolos hace que sea más fácil para todos adaptarse rápidamente a la “nueva normalidad” cuando su oficina vuelve a abrir.

Guíe a las personas de manera segura a través de la oficina. Use letreros de pared autoadhesivos y calcomanías de piso en las entradas (y ascensores) para informar a las personas sobre las estaciones de revisión / control de temperatura, los requisitos de mascarillas y las prácticas de distanciamiento social.

Fomentar una mayor higiene. Los kits de higiene individual son una forma encantadora de dar la bienvenida a las personas y al mismo tiempo alentar prácticas que reducen la propagación de gérmenes.

También publique muchas señales de seguridad para la prevención de gérmenes, incluidas técnicas de lavado de manos, etiqueta para toser y estornudar y recordatorios para usar desinfectante de manos y toallitas desinfectantes cuando se trata de superficies que se tocan con frecuencia.

Establecer reglas para compartir equipos. Desaliente compartir equipos y suministros y establezca procedimientos de clasificación “limpios” y “sucios” para los suministros en áreas compartidas.

Las pertenencias personales deben mantenerse separadas de otros suministros de oficina y marcadas con etiquetas duraderas a prueba de agua que se puedan limpiar y desinfectar.

Lleve un registro de la limpieza. Manténgase alerta para mantener a su equipo seguro cuando la oficina vuelva a abrir. Use una lista de verificación de limpieza de oficinas para ver rápidamente qué limpieza se ha realizado de un vistazo para que sea más fácil realizar un seguimiento de lo que se debe hacer.

Mantenga y mejore los protocolos de reapertura de su oficina

Organizar el equipo de reapertura de su oficina, crear un plan, ejecutarlo antes de que los empleados regresen y comunicar los protocolos de reapertura de la oficina a los empleados que regresan es un excelente comienzo. Para mantener su oficina funcionando de la manera más segura y fluida posible después de la reapertura, se trata de mantenimiento.

Será normal que su plan evolucione con el tiempo a medida que el equipo de reapertura de su oficina informe sobre las actualizaciones de los CDC, OSHA y las pautas estatales y locales. El equipo también debe realizar evaluaciones periódicas para identificar qué funciona, qué no funciona y cómo mejorar los protocolos.

La preparación será clave para ayudar a sus empleados a volver a trabajar de manera segura cuando la oficina vuelva a abrir, y a medida que avancemos. Encuentre más suministros de oficina para la seguridad del coronavirus que pueden ayudarlo a comunicar de manera efectiva los protocolos de reapertura de la oficina.